Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt strenge Anforderungen an die Sicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten. Das gilt auch für die digitale Lohnbuchhaltung, da hier sensible Daten verarbeitet werden. Becherer ∙ Carl ∙ Scherf und Partner, Ihr Partner für Lohnbuchhaltung in Jena, erklärt Ihnen, worauf Sie in dieser Hinsicht achten müssen.
Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Der Umgang mit personenbezogenen Daten
- Gefahren der Digitalisierung
- Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit
- Datensicherheitstraining für Mitarbeitende
- Verantwortlichkeiten im Unternehmen
- Fazit
Das Wichtigste in Kürze
- In der Lohnbuchhaltung kommt man mit diversen personenbezogenen Daten in Kontakt, die besonders schützenswert sind.
- Wenn Daten in einem falschen Ordner oder unverschlüsselt gespeichert werden, können sich Dritte Zugang zu diesen verschaffen.
- Mit Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselungstechnologie und Sicherheitsüberprüfungen können der Datenschutz und die Datensicherheit verbessert werden.
Der Umgang mit personenbezogenen Daten
In der Lohnbuchhaltung werden eine Reihe von sogenannten personenbezogenen Daten verarbeitet, die die DSGVO als besonders schützenswert einstuft. Dazu gehören zum Beispiel das Gehalt, die Religionszugehörigkeit und die Sozialversicherungsnummer. Aber auch die Telefonnummer und Adresse sind wichtige Daten, die unbedingt entsprechend geschützt werden müssen.
Dazu gehört, dass die Daten nur für die Lohnbuchhaltung und nicht für andere Zwecke verwendet werden dürfen. Außerdem müssen sie sicher gespeichert und sofort gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Als Experten und Expertinnen unterstützen wir Sie bei Ihrer Lohnbuchhaltung in Gotha.
Gefahren der Digitalisierung
Während in der analogen Lohnbuchhaltung die personenbezogenen Daten in Papierform nicht so schnell in die falschen Hände gelangen können, sieht das bei digitalen Daten anders aus: Schnell landet ein Dokument in einem falschen, frei zugänglichen Ordner oder wird an die falsche Mail-Adresse versendet. Bei einer unverschlüsselten Speicherung oder Übermittlung können Dritte die Daten außerdem abfangen. All das gilt es durch geeignete Maßnahmen für den Datenschutz und die Datensicherheit zu verhindern.
Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit
Mit einer Reihe von Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass die Daten ihrer Angestellten bei der digitalen Lohnbuchhaltung gut geschützt sind:
- Zugriffsbeschränkungen: Nur Mitarbeitende, die die Daten auch wirklich benötigen, haben Zugriff darauf.
- Sichere Netzwerkverbindungen: Alle Verbindungen im Intranet sowie zur Übermittlung über das Internet müssen sicher verschlüsselt sein.
- Verschlüsselungstechnologie: Die Daten werden nicht als Klartext, sondern ausschließlich verschlüsselt gespeichert.
- Sicherheitsüberprüfungen: Sowohl die Einhaltung als auch der Erfolg aller Maßnahmen wird regelmäßig von Dritten überprüft.
- Einhaltung gesetzlicher Fristen: Alle Daten werden nur innerhalb der rechtlichen Fristen aufbewahrt und danach restlos gelöscht.
Sie benötigen Hilfe bei Ihrer Lohnbuchhaltung in Weimar? Kontaktieren Sie uns gerne, damit wir Sie individuell beraten können.
Datensicherheitstraining für Mitarbeitende
Vielen Angestellten ist nicht bewusst, mit wie vielen sensiblen Daten sie tagtäglich in Berührung kommen. Ein Datensicherheitstraining für Ihre Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung erhöht das Problembewusstsein und zeigt gleichzeitig effiziente Lösungswege und -strategien auf.
Verantwortlichkeiten im Unternehmen
Unternehmen ab einer Größe von 20 Personen müssen einen Datenschutzbeauftragten oder eine Datenschutzbeauftragte benennen. Dieser bzw. diese dient als Ansprechpartner oder -partnerin bei allen Fragen rund um Datensicherheit und Datenschutz. Dabei können Unternehmen sowohl auf eigenes Personal als auch auf externe Personen zurückgreifen. So stellen Sie sicher, dass das Thema Datenschutz in Ihrem Unternehmen die nötige Aufmerksamkeit bekommt.
Fazit
Die Lohnbuchhaltung kommt täglich mit sensiblen Daten in Berührung, die besonders schützenswert sind. Für den verantwortungsbewussten Schutz der Daten sollte man Zugriffsbeschränkungen, sichere Netzwerkverbindungen und Verschlüsselungstechnologie nutzen.
Sie möchten Ihre digitale Lohnbuchhaltung sicherer machen. Als Experten und Expertinnen für Lohnbuchhaltung in Meiningen sind wir gerne für Sie da.
Becherer ∙ Carl ∙ Scherf und Partner mbB Steuerberater: Wir sind Ihr Steuerberater in Jena, Meiningen, Weimar und Gotha. Bei Fragen zu unseren Leistungen und Newsbeiträgen würden wir uns über Ihre Kontaktanfrage sehr freuen.
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